Regnskap
Enkeltpersonforetak (næringsdrivende) har etter regnskapsloven begrenset regnskapsplikt så sant de ikke har eiendeler i næringen på minst 20 millioner kroner eller flere enn 50 ansatte. De trenger ikke utarbeide et eget årsregnskap. Det er nok at de leverer vanlig næringsoppgave mv ved ligningen. Men oppgaven må likevel være basert på et regnskapsopplegg med tilhørende dokumentasjon osv som oppfyller lovens strenge krav.
MINIMUMSKRAV TIL REGNSKAPSBILAGENE
Etter regnskapsloven skal kostnader og inntekter være legitimert med nummererte og daterte bilag. Her er kravene til hva hvert eneste bilag i ditt regnskap må inneholde(les nøye):
- dato for utstedelse av dokumentasjonen
- angivelse av partene (navn og adresse til både selger og kjøper)
- ytelsens art og mengde
- tidspunkt og sted for levering av ytelsen
- vederlag og betalingsforfall, og
- eventuelle avgifter knyttet til transaksjonen
Partenes navn og adresse trengs ikke nødvendigvis oppgis hvis de lett kan identifiseres på annen måte, feks vha kundenummer. Kravet om «ytelsens art og mengde» gjør slutt på fakturaer pålydende diverse konsulenttimer eller andre uspesifiserte opplysninger.
Ved kontantsalg til forbruker trenger ikke dennes navn og adresse stå på bilaget.
KRAV TIL BILAG
Ved kontroll og bokettersyn er det en økende tendens til at skatterevisorene krever ordentlige bilag som inneholder all den informasjonen som er listet opp her.
Hva med bilagene i regnskapet til ditt foretak? Sjekk de 20 siste bilagene dine. Kontrollér punkt for punkt ovenfor. Er ikke bilagsarbeidet bra nok? Rydd opp tilbake i tid, og sørg for bedre rutiner fra nå av.
Husk at hvis en faktura henviser til underbilag, skal disse ligge ved regnskapet. Og husk kravet om at ethvert bilag skal gi en klar beskrivelse av varen eller tjenesten. Om du kommer i den situasjon at et bilag er mangelfullt - og det er vanskelig å skaffe annen dokumentasjon - kan du fylle ut et eget tilleggsbilag der du gir relevante opplysninger.
Ethvert regnskap bygger på bilag. Er bilagene gode, kan du ha spart deg for mye trøbbel senere.
DET HELT ELEMENTÆRE NØKKELRÅD OM BILAG
Unngå smellen. Ta ikke risken på å få underkjent bilag fordi de ikke fullt ut oppfyller kravene. Underkjente bilag kan medføre at foretaket ikke får godkjent kostnadene. Et par eksempler:
- Kjøreregningene fra ansatte skal være ordentlig ført og ellers etter boka på alle måter. Hvis ikke, risikerer de ansatte at ellers skattefri kjøregodtgjørelse etter et bokettersyn skal beskattes som lønn, mens arbeidsgiveren må etterbetale arbeidsgiveravgift.
- MVA skal være ført på bilagene av selgeren. Er ikke det gjort, vil fradrag for momsen ikke alltid bli godkjent ved et bokettersyn.
Sørg for at alle bilagene er i orden i det øyeblikk de går inn i permen. Å ordne dem mange måneder senere vil sannsynligvis kreve mye surt ekstraarbeid - og vil kanskje medføre ekstra kostnader også.
KNAPT MED TID?
Det holder ikke å føre en eller annen slags penger-ut-og-inn-oversikt og mene at du driver med noe som ligner et regnskap etter loven.
Ikke lur deg selv. Tro ikke at det er bra nok å si at «regnskapsbilagene ser jeg på i neste måned». Har du for liten tid til å gjøre det nå, har du neppe mer tid i neste måned - selv om du kanskje ønsker å tro det...
Mange næringsdrivende prøver å føre regnskapene selv for å spare penger. Mange oppdager at regnskapsreglene er så vanskelige at det går med uforholdsmessig mye tid, som heller kunne ha vært brukt til virksomhetens beste. Engasjér et regnskapsbyrå allerede nå hvis ikke du selv har spesielle forutsetninger for og interesse av - samt tid til - å drive med regnskapsarbeid.
MERK! Selv om andre fører regnskapet for deg, er følgende svært viktig: Du må ikke bli passiv i forhold til regnskap og regnskapstall. Spør om evt oppstillinger og begreper som du ikke skjønner. Ta kontroll også med denne delen av ditt virke som bedriftseier.
Det kan høres banalt ut, men likevel: Regnskapsbilag skal aldri flyte rundt på et kontorbord eller nede i en skuff. Sett dem konsekvent og fortløpende inn i en ringperm - hver dag. Da vet du hvor de er hen, og de forsvinner ikke.
(Utdrag fra Risangers e-bok 007 ØKONOMIFALLGRUBER I EGEN NÆRING)
