Økonomistyring
Kan en innehaver av et enkeltpersonforetak/en næringsdrivende låne av kassa?
Ja. I et enkeltpersonforetak er det dine egne penger. Bruk dem til hva du vil, så sant du ikke har ansatte og bruker opp forskuddstrekk i lønn, feriepenger du skal sette av for senere utbetaling, arbeidsgiveravgift, eller det er din egen forskuddsskatt, penger som du senere blir skyldig i skatt, skyldig moms - eller andre penger som egentlig tilhører kreditorer osv.
HA OVERSIKT
Økonomisk styring betyr enkelt sagt å ha oversikt over firmaets økonomi. Du må:
- vite hvor mye som kommer inn
- vite hvor mye som går ut
Dessuten må du vite når det skjer.
Vanlige årsaker til dårlig økonomistyring kan være:
- for liten tid
- dårlige kunnskaper om bedriftsøkonomi
- for liten forståelse for at økonomistyring er avgjørende
BUDSJETTER
En bedrift bygger sin økonomiske planlegging på budsjetter:
- resultatbudsjettet viser hvilken lønnsomhet bedriften sikter mot
- balansebudsjettet forteller om soliditet og finansiering
- likviditetsbudsjettet viser pengestrømmen gjennom virksomheten, om bedriften har tilstrekkelige midler til disposisjon til enhver tid. Du kan sette det opp på en papirlapp og ajourføre så ofte du ønsker.
| Dato | Inn | Ut | Her er et uhyre enkelt likviditetsbudsjett. |
|---|---|---|---|
| 12.000,- | Finn ut: Får du her inn nok til å dekke det som skal ut - tidsnok? Når blir det eventuelt for lite? Hvis dette gjaldt ditt foretak, hva kunne du evt gjøre med situasjonen? | ||
| 10.200,- | |||
| 900,- | |||
| 23.000,- | |||
| 24.200,- | |||
| 9.000,- |
LØPENDE KONTROLL
Mange innehavere tror at hvis de har fått satt opp et budsjett, tar regnskapet seg av resten. Regnskapstallene blir jo oftest målt mot budsjettallene.
Problemet er ofte at regnskapet kommer etterpå, gjerne lenge etterpå. Det er masser av eksempler på at bedrifter har kjørt rett mot undergangen - som var åpenbar fra det øyeblikk regnskapstallene forelå i etterkant, men ikke mens nedturen pågikk og kursen fortsatt kunne legges om. Dessuten er et regnskap aldri hundre prosent korrekt, blant annet pga skattemessige hensyn, avskrivninger, spesielle regnskapsprinsipper osv.
TIPS! Sørg for at du har en bedre økonomisk styring av driften enn det etterpå-regnskapet gir deg mulighet for.
Første bud: Gjør det så enkelt som mulig.
EKSEMPEL: En daglig leder i en liten bedrift laget et ferdigkopiert A-4-ark til sine to avdelingssjefer. Der skulle de hver fredag ettermiddag føre opp alle salgsinntekter inntjent i løpet av uka, alle innkjøp, variable kostnader, lønnskostnader osv. (Bare hovedpostene i sum, ingen detaljert oversikt konto for konto.) På denne måten hadde daglig leder ukentlig føling med hvordan driften gikk, og kunne allerede mandagen sjekke bakgrunnen hvis det var spesielle avvik i forhold til det ordinære budsjettet. Faste kostnader, feks husleie, renter på lån osv lå innebygd i det skjemaet som daglig leder hadde laget til eget bruk. Men også det skjemaet var meget enkelt å føre. Det måtte ikke gjøres så komplisert at det ble fristende å «glemme» det.
Sammen med et enkelt likviditetsbudsjett (se tidligere) hadde denne daglige lederen full kontroll takket være sitt enkle skjema. Mulige problemer økonomisk for bedriften pga nedgang i salget eller uventet økning i kostnadene ville bli oppdaget øyeblikkelig.
De store linjene - i hovedsak årsbudsjettene for resultat og balanse - hadde daglig leder kontroll sammen med, regnskapsfører. Men ukesjekken var hans eget, vellykte verktøy. Han lærte fort at jo enklere, jo bedre.
INVESTERINGER OVER DRIFTEN
Det følgende er spesielt farlig: Du foretar investeringer over driften i stedet for å sørge for langsiktig finansiering. Med dette mener vi at du investerer innkomne midler i feks kontorutstyr, data, produksjonsutstyr osv. Det kan gå bra hvis driften er svært lønnsom. Hvis ikke, bruker du til investeringer penger som skulle ha gått til kjøp av varer som igjen skulle ha sørget for mer overskudd etterhvert som de ble solgt videre. (Til kjøp av utstyr, og andre investeringer, bør foretaket altså ha langsiktig finansiering/lån/leasing. Du kan heller nedbetale raskere hvis du får råd.)
Øker omsetningen, må fortjenesten øke tilsvarende. Det er livsfarlig å øke salget ved å sette ned prisene. Det er ikke pengene inn - men det foretaket klarer å beholde til å dekke egne kostnader - som teller. Mange overser dette og går overende til tross for økende salg. Ikke la deg lure av at en rabatt er lav i prosentpoeng. Rabatten du gir kan spise opp mer av fortjenesten enn du er klar over.
EKSEMPEL: Har du kr 500.000 i omsetning og kr 100.000 igjen, er bruttofortjenesten på 20 prosent. La oss si at du velger å sette ned utsalgsprisen på varene med 10 prosent. Da må du doble omsetningen til en million for å sitte igjen med de samme 100.000 i fortjeneste! (Vare kr 100, bruttofortjeneste per salg kr 20. Samme vare kr 90 (10 prosent rabatt), bruttofortjeneste per salg kr 10.)
STORE KUNDER
Vær forsiktig hvis du har store kunder. Kan det skape problemer for foretaket hvis én slik kunde lar være å gjøre opp for seg, feks ved å gå konkurs? Prøv å få til rask innbetaling av store utestående beløp.
Mange småbedrifter har gått konkurs eller er havnet i en økonomisk hengemyr pga andres betalingsinnstilling.
Opplysningene ovenfor er hentet fra Risangers e-bok 007 ØKONOMIFALLGRUBER I EGEN NÆRING, som nå er kommet i ny og revidert utgave. Denne e-boka gir en oversikt over økonomifeller som næringsdrivende ikke bør gå i.
GRATIS LÆREHEFTE OM ØKONOMISTYRING
Et nyttig gratishefte gjør det lettere å styre økonomien i næringen. Servicekontoret for næringslivet i Oslo - som har utgitt heftet - skriver:
Når du skal etablere eller driver egen virksomhet, er du avhengig av å legge opp gode rutiner for økonomistyringen av bedriften din. God økonomisk styring skal sikre tilførsel av tilstrekkelig kapital og samtidig kunne fortelle deg hvor mye det er forsvarlig å ta ut i utbytte/lønn.
Dette heftet er ment å være et hjelpemiddel til deg som ønsker å legge opp gode rutiner for økonomistyring i egen bedrift.
Dette er derimot ikke en lærebok i regnskapsføring. De fleste av oss har verken interesse eller kunnskap nok til å føre regnskapet selv, og vil fort erfare at mye tid blir brukt til å gjøre ting som andre burde ha gjort for oss.
Dersom dette også gjelder deg, anbefales at du kontakter en autorisert regnskapsfører slik at regnskapene blir ført på en forsvarlig måte.
Siden det er regnskapet som er den eneste reelle målestokk for verdi- og lønnsomhetsvurdering av foretaket ditt, er det likevel viktig at du hele tiden kan analysere og har oversikt over de økonomiske transaksjoner som er i firmaet ditt.
Heftet er todelt. Første del går inn på planleggingsfasen og forberedelser.
Del to gir tips om hvordan du kan forstå og bruke tallene i regnskapene. Del to avsluttes med en mer avansert regnskapsanalyse for å gi en innføring i hvordan tallene i regnskapet påvirker hverandre, med enkle forslag til løsninger dersom tallene forverrer seg. Helt sist finner du en alfabetisk ordliste.
Du kan lese eller laste ned heftet her
